AI Baca Resit dan Invois: Tukar Gambar Dokumen Jadi Jadual

Setiap hujung bulan, kotak resit di bawah meja kaunter bertambah tinggi. Resit dobi selimut, gas memasak, barang dapur, tambah invois pembekal tuala. Semua bukti bayaran itu ada, tetapi tiada satu pun dalam bentuk yang boleh terus dikira. Kerja mengunci masuk angka satu demi satu ke dalam Excel mengambil masa berjam-jam, dan selepas dua jam mata mula keliru antara 150 dengan 1S0.

Khabar baiknya, kerja membaca dokumen seperti ini sudah boleh diserahkan kepada AI. Khabar buruknya, ia bukan ajaib. Kalau kita faham apa yang mesin buat dan di mana ia selalu silap, kerja semakan jadi pendek dan hasilnya boleh dipercayai.

Pengecaman aksara optik, atau OCR, mengambil aksara daripada dokumen yang diimbas — termasuk tulisan tangan — lalu menjadikannya data yang mesin boleh baca. Enjin OCR memetakan huruf, angka serta susunan jadual, kemudian mengeluarkan medan utama invois: nombor dokumen, nama pembekal, tarikh, jumlah, SST dan senarai item. Model AI generasi baharu membawa satu langkah lagi. Ia melihat seluruh halaman sekali gus, termasuk susun atur, jadi ia boleh membezakan "Jumlah Sebelum Cukai" daripada "Jumlah Perlu Bayar" walaupun kedua-dua nombor itu kelihatan hampir sama.

Dokumen rasmi Google untuk pemprosesan dokumen menyebut model Gemini boleh menerima PDF hingga 50MB atau 1,000 halaman, dengan setiap halaman dikira lebih kurang 258 token. Halaman besar dikecilkan kepada maksimum 3072 x 3072 piksel dan halaman kecil dibesarkan ke 768 x 768 piksel, jadi menghantar gambar yang lebih besar daripada itu tidak menambah ketepatan. Dua nasihat mudah dalam dokumen yang sama: putar halaman ke orientasi betul dahulu, dan jangan hantar halaman kabur.

Di Malaysia, kerja ini ada cabaran sendiri. Satu invois pembekal selalu bercampur bahasa Melayu dan Inggeris, format SST berbeza mengikut industri, dan setiap pembekal ada susun atur sendiri. Tambah pula resit kertas thermal daripada kedai fotostat yang dah pudar kena panas — mesin boleh membaca, tetapi angka 8 dan 6 mula bertukar tempat.

Contoh paling dekat dengan kerja seharian: homestay tiga bilik. Sepanjang bulan, ada resit dobi, gas, sabun, tuala baru dan baiki kunci. Hujung bulan, tuan rumah mahu tahu kos sebenar setiap bilik, bukan sekadar satu jumlah besar. Dengan resit dijadikan jadual, kita boleh tapis ikut kategori dan nampak kos dobi naik RM40 bulan ini sebab selimut dihantar dua kali. Kedai kecil pula boleh guna cara sama untuk membandingkan harga pembekal: kalau harga tuala naik dari RM18 ke RM23, jadual akan tunjuk tanpa perlu membuka fail lama.

Cara mula, langkah demi langkah:

1. Imbas resit dengan telefon. Letak kertas rata di atas meja, cahaya dari sisi, jangan ada bayang tangan. Ambil satu resit satu gambar.
2. Tetapkan medan yang mahu sebelum menghantar apa-apa: tarikh, nama pembekal, nombor dokumen, jumlah sebelum cukai, cukai, jumlah akhir, kategori.
3. Minta output dalam bentuk jadual, satu baris untuk satu resit. Jangan minta ayat penerangan.
4. Arahkan AI menulis TIADA jika medan memang tidak ada, dan tanda "?" jika nombor tidak jelas. Larang ia mengisi angka yang tidak kelihatan.
5. Semak baris yang jumlah akhirnya tidak sepadan dengan jumlah sebelum cukai campur cukai. Di situlah kesilapan paling kerap berlaku.
6. Simpan gambar asal dengan nama yang sama seperti nombor dokumen, supaya senang dirujuk semula bila angka dipertikaikan.
7. Bulan berikutnya guna arahan yang sama, bukan versi baru setiap kali. Arahan yang konsisten menghasilkan jadual yang konsisten.

Ini gambar resit perbelanjaan homestay. Baca dan keluarkan satu baris data dengan medan berikut, dipisahkan dengan tanda | : tarikh (YYYY-MM-DD) | nama pembekal | nombor dokumen | jumlah sebelum cukai | cukai | jumlah akhir | kategori. Jika sesuatu medan tiada dalam resit, tulis TIADA. Jika angka tidak jelas atau terpotong, tulis ? dan jangan teka. Selepas baris data, senaraikan bahagian resit yang anda tidak pasti. Jangan tambah ulasan lain.

Yang perlu diwaspadai. Pertama, huruf dan angka yang bentuknya serupa: 1 dengan l, 0 dengan O, 5 dengan S. Kedua, baris diskaun dan cukai, yang paling kerap tersalah letak. Ketiga, tulisan tangan — jarang tepat, jadi jangan bergantung pada AI untuk resit tulisan pen. Keempat, tabiat mengisi ruang kosong. Model bahasa memang cenderung memberi jawapan yang nampak munasabah, dan itulah punca utama angka palsu dalam jadual.

Soal privasi pula jangan dipandang ringan. Resit perbelanjaan kecil jarang mengandungi data peribadi, tetapi invois pembekal ada nombor akaun bank, dan resit tetamu mungkin ada nombor kad. Jangan muat naik dokumen sebegitu ke alat percuma tanpa fikir, kerana pelan percuma selalunya membenarkan data digunakan untuk menambah baik produk. Buang atau tutup bahagian sensitif sebelum menghantar.

Kesimpulannya, AI menjimatkan masa pada kerja menaip, bukan pada kerja menyemak. Mula dengan dua puluh resit sebulan sahaja, kira berapa banyak baris yang perlu dibetulkan, dan kalau lebih daripada satu dalam sepuluh, betulkan arahan dahulu sebelum menambah jumlah dokumen. Bila kerja semakan sudah stabil, barulah fikir untuk sambung ke sistem perakaunan atau e-Invois LHDN, yang diwajibkan mengikut jadual berperingkat.